Раздел 2. Управление на проекти
УЧЕБНО СЪДЪРЖАНИЕ
Ученикът може да:
Ученикът може да:
- описва същността на един софтуерен проект и основните характеристики и параметри, свързани с неговото изпълнение;
- описва основните роли при изпълнение на софтуерен проект и нужните компетентности за всяка от ролите;
- описва основните етапи при изпълнение на проект;
- дефинира коректно целите, обхвата и необходимите ресурси по проекта;
- посочва основни рискове по проекта;
- определя отделните фази на проекта, задачите във всяка фаза и ключовите събития и/или индикатори от работата по проекта.
Тема 1. Дефиниране и основни етапи в един софтуерен проект
1. Що е проект?
Терминът проект произлиза от латинската дума projectus, която означава „настъпващ“, „напредващ“.
Формалната дефиниция за проект е уникално и ограничено във времето начинание. Под уникално се има предвид, че резултатът от проекта е нов продукт или услуга, а ограничено във времето означава, че има предопределени начало и край. Тази дефиниция, както и цялостната наука за управление на проекти се развиват от различни организации по света, но най-старата и най-известната е:
bg.wikipedia.org/wiki/%D0%9F%D1%80%D0%BE%D0%B5%D0%BA%D1%82
Формалната дефиниция за проект е уникално и ограничено във времето начинание. Под уникално се има предвид, че резултатът от проекта е нов продукт или услуга, а ограничено във времето означава, че има предопределени начало и край. Тази дефиниция, както и цялостната наука за управление на проекти се развиват от различни организации по света, но най-старата и най-известната е:
- Институт за управление на проекти (Project Management Institute Архив на оригинала от 2011-03-02 в Wayback Machine.), базирана в САЩ и имаща филиали по цял свят.
bg.wikipedia.org/wiki/%D0%9F%D1%80%D0%BE%D0%B5%D0%BA%D1%82
2. Основни характеристики на проекта.
- уникалност - специфични задачи, имащи за цел създаване на нов и уникален по своя характер продукт или услуга;
- реорганизация на съществуващите ресурси - човешки, материални, нематериални и финансови;
- съществува в условия на ограничен (фиксиран) бюджет;
- ограничен времеви диапазон;
- подчинен на целите, поставени от бизнеса;
- съществува в условията на динамика, присъща на бизнес средата и бизнес целите.
3. Софтуерен проект
Какво е софтуер?
Според някои определения софтуерът - това са компютърни програми, процедури, правила, както и данни, които функционират с помощта на компютърната система.
От гледна точка на икономиката софтуерът е нематериално стопанско благо, без физическа форма.
Според някои определения софтуерът - това са компютърни програми, процедури, правила, както и данни, които функционират с помощта на компютърната система.
От гледна точка на икономиката софтуерът е нематериално стопанско благо, без физическа форма.
Софтуерният проект цели създаването на специфична софтуерна система или софтуерно приложение.
В основата на всеки софтуерен проект лежи подбран за целта софтуерен процес, който определя всички извършвани дейности, ролите на участниците в проекта, както и междинните и крайните резултати, които се очакват от изпълнението на проекта. Крайният резултат от работата по даден софтуерен проект се нарича софтуерен продукт. |
4. Фази на жизнен цикъл на софтуерен продукт
а) фаза - етапите, през които преминава работата по даден софтуерен проект и неговото използване, се наричат фази.
б) жизнения цикъл на продукта
Структурата на фазите определя жизнения цикъл на продукта. Това е периодът от възникване на идеята за създаване на продукта до физическия му край - моментът, в който се преустановява използването на последното копие.
Структурата на фазите определя жизнения цикъл на продукта. Това е периодът от възникване на идеята за създаване на продукта до физическия му край - моментът, в който се преустановява използването на последното копие.
в) основни фази на проекта
1. „Изследване и планиране" - Определят се предназначението, основните функции и изискванията към разработвания софтуерен продукт.
2. „Анализ на осъществимостта":
1. „Изследване и планиране" - Определят се предназначението, основните функции и изискванията към разработвания софтуерен продукт.
2. „Анализ на осъществимостта":
- техническа осъществимост - достъпен хардуер както за реализиране на разработката, така и за ползване на готовия продукт;
- икономическа осъществимост - анализират се и се оценяват цената на разработване на продукта, цената, на която би се продавал, и цената при неговата експлоатация;
- експлоатационна осъществимост - анализират се преимуществата и недостатъците на бъдещия продукт;
- пазарна осъществимост - на основата на маркетингово проучване се прави опит да се прогнозира дали новият продукт ще се търси, може ли да бъде конкурентоспособен и какви ще са силните му страни в сравнение с аналогичните продукти на пазара.
3. „Проектиране" - Създаване на архитектурата на системата (дефиниране на модули и взаимодействията между тях) и изграждане на концепция за потребителски интерфейс (графичен модел, дизайн).
4. „Изпълнение" - Изграждане на отделните модули (потребителски интерфейс, програмна и администраторска част и др.), които се интегрират в единна система.
5. „Оценка" - Тестване и отстраняване на грешки. Предаване за разпространение и експлоатация.
6. „Внедряване и използване" - Инсталиране и последващата експлоатация на продукта. Обучение на потребителите и съпровождане на проекта (усъвършенстване, отстраняване на грешки, добавяне на нови функции).
4. „Изпълнение" - Изграждане на отделните модули (потребителски интерфейс, програмна и администраторска част и др.), които се интегрират в единна система.
5. „Оценка" - Тестване и отстраняване на грешки. Предаване за разпространение и експлоатация.
6. „Внедряване и използване" - Инсталиране и последващата експлоатация на продукта. Обучение на потребителите и съпровождане на проекта (усъвършенстване, отстраняване на грешки, добавяне на нови функции).
5. Управление на проект
а) определение - прилагането на знания, умения, инструменти и техники върху дейностите по проекта, за да бъдат постигнати заложените цели и изисквания.
б) основни параметъра:
- Обхват - какви дейности трябва да се извършат, за да се постигнат целите;
- Срок - планираното време за изпълнение на проекта;
- Бюджет - колко ще струва изпълнението на проекта.
Проектът се ръководи от "мениджър на проекта". Той наблюдава и контролира изпълнението на дейностите от предварително сформиран екип.
6. План, график и ключови събития при реализацията на проект
а) начален план
План на проекта се създава по време на фаза 1 „Изследване и планиране" и първоначално се разписва т.нар. начален план, който съдържа:
а) начален план
План на проекта се създава по време на фаза 1 „Изследване и планиране" и първоначално се разписва т.нар. начален план, който съдържа:
- документ за обхвата - техническо задание;
- таблица на отговорностите - инструмент за определяне на ролите на всички заинтересовани страни;
- съставна структура - разбивка на задачите в рамките на един проект;
- диаграма на последователностите - инструмент за онагледяване на взаимовръзките между задачите, от които зависи редът на изпълнението им; изобразява се под формата на мрежа, чиято цел е да може да се придобие по-пълна картина за работата по проекта, по-точно планиране на времето и изграждане на график.
б) Графикът на проект е средство за планиране, което представлява списък със задачи и дейности и очакваното време, по което ще се състоят. В него е записано кой, кога, какво трябва да направи, за да бъде изпълнен успешно проектът. Графикът на проекта обединява графиците на всеки от участниците в работния процес.
Той може да бъде реализиран чрез:
Той може да бъде реализиран чрез:
в) приложения за реализиране на графика на проекта:
- To Do лист - списък със задачи;
- Диаграми на Гант (Gantt chart) - инструмент за визуализиране на времето за изпълнение на всяка от поставените задачи;
- Канбан табло (Kanban board) - онагледява класовете задачи, по които може да работи екипът и определя максималното възможно натоварване;
- Календар - с възможност за визуализация на събития, срокове, задачи и др.
Към статията >> Какво представлява диаграмата на Гант и как да я използвам?
Пример за Канбан табло създадено в платформата https://www.canva.com/
Добри примери: Видео "Управление на проекти"
- основните принципи и инструменти за управление на проекти през практически примери
- основните принципи и инструменти за управление на проекти през практически примери
Тема 2. Последователни (линейни) модели
1. Описание
Най-широко използваният последователен модел е моделът на водопада (Waterfall model). Наречен е така заради сходството му с каскаден водопад.
Задача 1. Разгледайте сайта: Софтуер за управление на проекти - ProjectManager.com и потърсете, кои са основните етапи в модела
|
2. Етапи
Дейностите, които се извършват по време на жизнения цикъл на един проект, са групирани на етапи. Характерно за този модел е, че етапите протичат последователно - не могат да се извършват дейности от следващ етап, преди да е приключил изцяло текущият:
Дейностите, които се извършват по време на жизнения цикъл на един проект, са групирани на етапи. Характерно за този модел е, че етапите протичат последователно - не могат да се извършват дейности от следващ етап, преди да е приключил изцяло текущият:
- Изисквания и анализ
- Дизайн
- Изпълнение
- Тестване
- Инсталация
- Поддръжка
3. Генерализиран модел на американският институт за управление на проекти - PMI (Project Management Institute)
съдържащ 4 основни етапа:
Ето какви дейности са включени във всеки от тези основни етапи:
- Инициализация - създаване на концепция, формулиране на целите, формиране на ограниченията по проекта (срок, бюджет и др.), определяне мениджър на проекта.
- Планиране. Основна роля в този етап има мениджърът на проекта. Той разработва детайлен план за изпълнението на целите съобразно обхвата на проекта. Планът съдържа множество задачи, които са с определено начало и продължителност на извършване. Определят се средствата (ресурсите) за реализиране на проекта. Прави се анализ на рисковете. Сформира се екип съобразно плана.
- Изпълнение. Всеки член на екипа работи по поставената му от ръководителя на проекта задача. Извършват се наблюдение и контрол върху работата по задачите. Изготвя се документация на приключилите задачи.
- Приключване (финализиране). Проверява се дали са постигнати заложените цели. Изготвя се цялостна документация. Продуктът се предава на възложителя.
Важно! В един етап могат паралелно да се извършват различни дейности.
Повече за този модел четете в статията: Управление на проекти за водопад
|
4. Предимства
- Моделът е прост за управление и проектите лесно могат да бъдат повторени и възпроизведени.
5. Недостатъци
- Често е трудно да се поставят всички изисквания за продукта наведнъж (,което е изискване за този тип модели).
- Работеща версия на продукта е налична едва в края на проекта.
- При сравнително дълъг проект обстоятелствата (нуждите), породили целите, могат да се променят и продуктът може вече да не е нужен в първоначалния си вид. Тъй като във водопадния модел не е предвиден механизъм за повторно планиране, всяка промяна в целите или обхвата на проекта може да го провали.
6. Роли в модела
Основна роля в проекта има ръководител (мениджър) на проекта
а) ръководител (мениджър) на проекта, основните му дейности са:
а) ръководител (мениджър) на проекта, основните му дейности са:
- съставяне на подробен план за изпълнение на проекта,
- анализ на рискове,
- наблюдение и контрол на работата на екипа и др.
- лидерство;
- умения да изгражда и сплотява екип;
- да умее да мотивира;
- комуникативност;
- умение да убеждава и да оказва влияние;
- умения за вземане на решение;
- политическо и културно съзнание;
- умение за преговори;
- изграждане на доверие;
- управление на конфликти.
б) изпълнител по проекта - това е роля, която включва всякаква изпълнителска работа по проекта.
В зависимост от естеството на възложените му задачи изпълнителят трябва да има различни знания и умения. Едно от уменията, които обикновено трябва да има, е умение за работа в екип. Това умение е важно и ще бъде разгледано по-подробно в един от следващите уроци.
В зависимост от естеството на възложените му задачи изпълнителят трябва да има различни знания и умения. Едно от уменията, които обикновено трябва да има, е умение за работа в екип. Това умение е важно и ще бъде разгледано по-подробно в един от следващите уроци.
в) роли и компетентности при реализацията на софтуерен проект
В зависимост от спецификата и обема на даден софтуерен проект в екипа, който работи по него, могат да бъдат включени различен брой и вид специалисти, наричани изпълнители. Най-често срещаните роли и съответните компетентности, нужни за изпълнението им са следните:
В зависимост от спецификата и обема на даден софтуерен проект в екипа, който работи по него, могат да бъдат включени различен брой и вид специалисти, наричани изпълнители. Най-често срещаните роли и съответните компетентности, нужни за изпълнението им са следните:
Домашна работа.
Тема 3. Циклични модели
1. Итеративен (цикличен), процесно базиран модел
При този модел не е нужно да се поставят всички изисквания към продукта в самото начало.
2. Основен принцип на цикличните модели
Процесът е структуриран набор от дейности, предназначени за постигане на определена цел.
Идеята на цикличните модели е, че по времето на всяка фаза протичат едни и същи процеси. Тези процеси са стандартизирани от американския PMI (Project Management Institute) в издаваната от института книга PMBOK (A Guide to the Project Management Body of Knowledge):
При този модел не е нужно да се поставят всички изисквания към продукта в самото начало.
2. Основен принцип на цикличните модели
- е, че продуктът се разработва на фази, като през всяка фаза се изработват отделни негови компоненти или се добавят нови функционалности. В края на всяка фаза резултатът се обсъжда с възложителя и е възможна промяна на условията за следващите фази. Всъщност всяка фаза може да се разглежда като отделен минипроект.
Процесът е структуриран набор от дейности, предназначени за постигане на определена цел.
Идеята на цикличните модели е, че по времето на всяка фаза протичат едни и същи процеси. Тези процеси са стандартизирани от американския PMI (Project Management Institute) в издаваната от института книга PMBOK (A Guide to the Project Management Body of Knowledge):
- Иницииране.
- Планиране.
- Изпълнение.
- Наблюдение и контрол.
- Приключване.
Изводи:
Процесите в проекта/фазата са свързани един с друг. Резултатът от приключването на един процес е предпоставка или ресурс за стартирането на друг. Тези процеси могат да се повтарят многократно за всяка фаза (цикличност), докато не се постигне нужният резултат (ключово събитие). Ако събитието не се постигне, резултатите се анализират и процесите започват отначало. След като се постигне ключовото събитие, фазата приключва. Същите процеси се повтарят и за следващата фаза.
Процесите в проекта/фазата са свързани един с друг. Резултатът от приключването на един процес е предпоставка или ресурс за стартирането на друг. Тези процеси могат да се повтарят многократно за всяка фаза (цикличност), докато не се постигне нужният резултат (ключово събитие). Ако събитието не се постигне, резултатите се анализират и процесите започват отначало. След като се постигне ключовото събитие, фазата приключва. Същите процеси се повтарят и за следващата фаза.
В повечето циклични модели жизненият цикъл на продукта започва с изработването на прототип.
4. Прототип
4. Прототип
- е действаща версия на продукта, но с ограничена функционалност. Целта е да се даде възможност на потребители и изпълнители да изпробват част от функциите на продукта. Освен че служи за обратна връзка, този подход позволява да се извършва тестване през всички фази (етапи) от разработването на продукта.
Изводи: Итеративните модели дават повече свобода за промяна на целите и обхвата на проекта, но е трудно да се планират и управляват.
5. Гъвкави (Agile) методологии за управление на проекти
6. 12-те пъргави принципа
12-те Agile принципа са набор от ръководни концепции зад Agile Manifesto, които подкрепят екипите на проекти при изпълнението на Agile проекти. Те са:
12-те Agile принципа са набор от ръководни концепции зад Agile Manifesto, които подкрепят екипите на проекти при изпълнението на Agile проекти. Те са:
- Нашият най-висок приоритет е да задоволим клиента чрез ранна и непрекъсната доставка на ценен софтуер.
- Приветствайки променящите се изисквания, дори в късния етап на развитие. Agile методология обработва промяната на ремъци за конкурентно предимство на клиента.
- Доставяйте работещ софтуер често, от няколко седмици до няколко месеца, като предпочитате по-късата времева скала.
- Бизнесмените и разработчиците трябва да работят заедно всеки ден по време на проекта.
- Изграждайте проекти около мотивирани индивиди. Дайте им средата и подкрепата, от която се нуждаете, и им се доверете да свършат работата.
- Най-ефективният и ефикасен метод за предаване на информация до и в рамките на екип за развитие е разговорът лице в лице.
- Работният софтуер е основната мярка за напредък.
- Agile методологичните процеси насърчават устойчивото развитие. Спонсорите, разработчиците и потребителите трябва да могат да поддържат постоянен темп за неопределено време.
- Непрекъснатото внимание към техническите постижения и добрият дизайн повишава пъргавината.
- Простотата - изкуството да се увеличи максимално количеството незавършена работа - е от съществено значение.
- Най-добрите архитектури, изисквания и дизайни възникват от самоорганизиращи се екипи.
- На редовни интервали екипът разсъждава как да стане по-ефективен, след това настройва и коригира поведението си съответно.
От статия: https://bg.education-wiki.com/2971751-agile-methodology-useful-in-project-management-easy#menu-1
7. Популярни гъвкави модели:
- Скръм (Scrum),
- Канбан (Kanban),
- Екстремно програмиране (Extreme Programming),
- Адаптивно управление на проекти (Adaptive Project Framework) и др.
8. Скръм (Scrum) модела
а) същност на модела - при този модел продуктът се произвежда на множество етапи с продължителност от 1 до 4 седмици, наречени "спринтове". В края на всеки спринт екипът разполага с работеща версия на продукта, която включва всички готови задачи от backlog-а.
а) същност на модела - при този модел продуктът се произвежда на множество етапи с продължителност от 1 до 4 седмици, наречени "спринтове". В края на всеки спринт екипът разполага с работеща версия на продукта, която включва всички готови задачи от backlog-а.
Името "Scrum" идва от термин в играта ръгби. Там играта се провежда на етапи, в началото на които играчите се скупчват на терена и обсъждат каква стратегия ще предприемат в последващата борба за топката.
б) Scrum екип (роли и отговорности)
в) описание на scrum модела
- Накратко скръм представлява всекидневна stand-up среща с екипът, с който се разработва проект, продукт и т.н. Срещата не продължава повече от 15 минути и, както може би вече стана ясно, всички участници стоят изправени, а не седнали.
- От изключителна важност е всички да бъдат навреме, тъй като сесията е изключително кратка. Това може да се постигне като скръм срещите се установят като рутина всяка сутрин преди работа.
- По време на сесията всички са пред табло, разделено на 3 секции – „Да направя“, „В процес“, „Завършено“. С помощта на лепящи бележки и маркер ежедневните, ежеседмичните или ежемесечните задачи (в зависимост колко често има скръм сесия) се прилагат в съответната секция с името на извършителя. А ако това ви се струва твърде много работа, има и скръм приложения, които могат да бъдат достъпни за целия екип.
От изключителна важност е задачите да бъдат премествани в съответната секция, за да може процесът на работа да се следи.
9. KANBAN – метод за управление на проекти
Методологията е създадена и използвана за първи път в производството на Toyota от Таичи Оно. Той определя два основополагащи стълба, на които методологията се крепи: методът just in time (на време) и изпълнението на процесите, които се извършват в заводите по начини, които са по-близки до човека и по-интуитивни.
Kанбан буквално означава „дъска от знаци“, създадена с идеята за по-стегнато производство или по-голяма организираност.
Ръководство! Какво представлява Kanban модела
Статия! Какво представлява Kanban board
За да откриете разликите между двата модела разгледайте:
Книгата! Канбан и Скръм - как да вземем най-доброто и от двете
http://leanify.com
Книгата! Канбан и Скръм - как да вземем най-доброто и от двете
http://leanify.com
Упражнение
-
Задача 1.
-
Задача 2.
-
Задача 3.
-
Задача 4.
<
>
"Моят бал"
Създайте ToDo лист и Диаграма на Гант, като използвате заложеното във файла Tasks-Project.docx дейности за провеждане на търговска кампания и като спазвате следните изисквания:
а) Използвайте софтуер за създаване на ToDo лист и Диаграма на Гант: (електронна таблица или текстов редактор):
в) За създаване на ToDo лист: вие реализирате всички дейности.
г) За създаване на Диаграма на Гант ще разчитате на уменията на:
а) Използвайте софтуер за създаване на ToDo лист и Диаграма на Гант: (електронна таблица или текстов редактор):
- всеки от графиците (ToDo лист и Диаграма на Гант) да бъде съхранен в отделен файл с файловото разширение, което използва по подразбиране софтуерът, с който сте работили, и втори вариант — с файлово разширение .pdf;
- направете архив с файлово разширение *.zip и с име вашия персонален номер в клас, който да съдържа четирите направени от вас графици.
в) За създаване на ToDo лист: вие реализирате всички дейности.
г) За създаване на Диаграма на Гант ще разчитате на уменията на:
- маркетинг специалист, графичен дизайнер, уеб дизайнер, статистически анализатор, сътрудници
Стартирайте файла Role-Project.docx. Допишете ролите и дейностите по реализацията на софтуерен проект, като спазвате следните изисквания:
- Използвайте примерните дейности и компетенции, описани под таблицата във файла, за да ги съпоставите на процесите (първата колона), които ще се реализират при изпълнение на проекта. Всяка дейност/компетенция съответства само на един процес, т.е. може да се използва само веднъж.
- Добавете роля (специалист) за всяка от дейностите, които те се осъществят при изпълнение на проекта: (пимерни дейности и роли към процеса „Визия на проекта“ са описани във втори ред от таблицата във файла Role-Project.docx)
Отворете файла team.docx. Напишете името на фазите и дейностите по време на тяхната реализация при формирането на екипа, като спазвате следните изисквания:
- фазите не трябва да бъдат повече от 5;
- дейностите по всяка фаза не трябва да са повече от 1.
Домашна работа
Kamo използвате подходящ софтуер, направете мисловна карта (mindmap-project.pptx) на проект за създаване на рекламен сет за Национален ученически конкурс за фотография „Наука у дома“. Проектът да включва визитна картичка, печат на лого върху няколко продукта - тениска, шапка, химикал, бележник и др. При създаване на мисловната карта трябва да спазите следните изисквания:
а) Разпределение и описание на 5 дейности по проекта:
а) Разпределение и описание на 5 дейности по проекта:
- ръководители на екипи;
- изпълнители;
Тема 4. Етапи на водопаден модел
Да си припомним! - Основните 4 етапа и дейности включени във всеки от етапите
-
Инициализация
-
Планиране
-
Изпълнение
-
Приключване
<
>
1. Инициализация - Целта на този етап е да осигури точно и детайлно описание на целите, обхвата и ограниченията за проекта (време за изпълнение, бюджет и др.).
а) Първата стъпка е да се формулират целите.
Разгледайте примерните стъпки, подходящи за малък проект за разработване на продукт.
Разгледайте примерните стъпки, подходящи за малък проект за разработване на продукт.
- Изготвяне на списък на заинтересованите страни по проекта.
- Организиране на среща на заинтересованите страни.
- Всяка заинтересована страна изготвя списък с необходимите изисквания и функции на продукта.
- Обсъждане на изискванията и съставяне на окончателен списък.
За един софтуерен проект целите и обхватът могат да се определят от:
- детайлни функционални изисквания;
- описание на бизнес процесите и функциите в системата;
- подробно описание на потребителите (основни роли, идентифицирани за потребителите съобразно бизнес функциите, които реализират, и взаимодействията със системата);
- детайлни сценарии на използване на системата;
- описание на справочна функционалност;
- мерки за осигуряване на сигурност;
- нефункционални изисквания към системата.
б) Втора стъпка е да се състави списък с ограниченията по проекта.
За тази цел обикновено се извършват поредица от предварителни анализи - технически, финансов, търговски, екологичен и др. Въз основа на получената информация се съставя списък с ограниченията и бюджета на проекта
За тази цел обикновено се извършват поредица от предварителни анализи - технически, финансов, търговски, екологичен и др. Въз основа на получената информация се съставя списък с ограниченията и бюджета на проекта
в) Трета стъпка е да се избере мениджър на проекта и да се оформи обхватът.
Обхвата на проекта включва описание на цялата необходима работа и само необходимата работа за успешното осъществяване на целите на проекта. Той може да се представи като списък със основни задачи, които ще се извършват по проекта. Понякога обхвата може да съдържа и информация за това какво не е включено в работата по проекта.
Обхвата на проекта включва описание на цялата необходима работа и само необходимата работа за успешното осъществяване на целите на проекта. Той може да се представи като списък със основни задачи, които ще се извършват по проекта. Понякога обхвата може да съдържа и информация за това какво не е включено в работата по проекта.
2. Планиране
Основна роля в този етап има мениджърът на проекта. Той трябва да състави детайлен план и график за тяхното реализиране и да изгради екип.
Основна роля в този етап има мениджърът на проекта. Той трябва да състави детайлен план и график за тяхното реализиране и да изгради екип.
За представянето на графика се използва вече споменатата диаграма на Гант. В нея има списък със задачи, разпределени във времева линия.
а) Първата цел е да съставим списъка със задачи.
Един подход за това е чрез използване на т.н. WBS (Work breakdown structure) - Съставна структура на работата. Изграждане на WBS се основава на разбиването (декомпозиране) на основните/сложните задачи на по-малки. Като основни дейности можем да използваме обхвата на проекта. След това всяка от основните дейности (задачи) се разбива на група от по-малки задачи. Те от своя страна също се разбиват на по-малки и прости задачи. Това продължава, докато не се стигне до задачи, за чието изпълнение е напълно ясно как и за колко време ще се извършат.
Графично задачите могат да бъдат представени във формата на дървовидна диаграма.
Ето някои полезни насоки, които биха помогнали за правилното съставяне на WBS:
а) Първата цел е да съставим списъка със задачи.
Един подход за това е чрез използване на т.н. WBS (Work breakdown structure) - Съставна структура на работата. Изграждане на WBS се основава на разбиването (декомпозиране) на основните/сложните задачи на по-малки. Като основни дейности можем да използваме обхвата на проекта. След това всяка от основните дейности (задачи) се разбива на група от по-малки задачи. Те от своя страна също се разбиват на по-малки и прости задачи. Това продължава, докато не се стигне до задачи, за чието изпълнение е напълно ясно как и за колко време ще се извършат.
Графично задачите могат да бъдат представени във формата на дървовидна диаграма.
Ето някои полезни насоки, които биха помогнали за правилното съставяне на WBS:
- Една крайна задача е предназначена за изпълнение от един човек (в определени случаи може да е за екип).
- Всяка задача да има ясно идентифицирани резултати.
- Задачите трябва да могат да бъдат изпълнени в разумен срок. Прилага се "Правило за 80 часа", което означава, че работната задача трябва да бъде изпълнена за не повече от две седмици.
- Името на задачата назовава работата, която трябва да бъде изпълнена.
- Задачата е на нивото, на което искате да проследите проекта.
- Всяка задача е достатъчно добре дефинирана и достатъчно малка, така че оценките на продължителността да са достоверни.
Пример за WBS
Освен като графична схема (дърво), структурата на задачите може да се даде и под формата на списък.
б) Списък на необходимите ресурси
Той включва нужния персонал, необходимите инструменти, материали, финанси и др. Тъй като изготвянето на този списък е свързан с различни ограничения (финанси, време, наличност на персонал и др.) може да се наложи преработване на плана, за да може той да влезе в ограниченията по проекта.
Той включва нужния персонал, необходимите инструменти, материали, финанси и др. Тъй като изготвянето на този списък е свързан с различни ограничения (финанси, време, наличност на персонал и др.) може да се наложи преработване на плана, за да може той да влезе в ограниченията по проекта.
След като е готов списъкът със задачи, се изготвя списък със зависимостите между отделните задачи. Това е необходимо, за да могат те да бъдат подредени в хронологичен ред, така че да заемат най-малко време. На пръв поглед такава подредба е лесна - особено за малък брой задачи. Но когато задачите и зависимостите между тях са много, се получават немалък брой варианти на подредба. А като се добави и вероятността някоя задача да не се изпълни в предвидения срок, съвсем не е ясно кой от вариантите за подредба е най-изгоден.
Най-честият метод, който се използва, за да се реши каква да е подредбата, е т.нар. метод на критичния път - СРМ (Critical Path Method). Тъй като той е свързан с много изчисления, обикновено се реализира софтуерно.
Въпреки че моделът на жизнения цикъл на проекта е последователен, това не значи, че всички дейности в проекта се извършват само последователно. Може да има много несвързани дейности, които се извършват паралелно. Последователността всъщност се отнася само за етапите.
Въпреки че моделът на жизнения цикъл на проекта е последователен, това не значи, че всички дейности в проекта се извършват само последователно. Може да има много несвързани дейности, които се извършват паралелно. Последователността всъщност се отнася само за етапите.
- Анализ и дизайн
- Разработване
- Тестване
- Документация
Задача. Като използвате WBS, съставете дървото на задачите на проекта за изработване на уеб сайт. Нека основните дейности по проекта да бъдат:
- Планиране, Дизайн и проектиране, Разработване, Тестване и публикуване.
Основни понятия
- WBS (Work breakdown structure) - съставна структура на работата. Представлява разбита на малки задачи работа (декомпозирана).
- Работен пакет - група задачи, които имат общ "родител" от дървото със задачите (WBS). Work package - включа междинната разработка, документация към нея, софтуер за инсталиране и др.
- СРМ (Critical Path Method) - метод на критичния път. Метод за подреждане изпълнението на задачите, при който се изпълняват първо тези задачи, които са жизненоважни за проекта.
- Ресурс - средство, необходимо за изпълнението на задача или проект. Ресурс може да бъде човек, екип, инструмент, софтуер, място, финанси, време или др.
Тема 5. Анализ на риска
1. Какво е риск?
Под риск в сферата на контрола и управлението на проекти се разбира потенциален проблем, който може да възникне и да застраши успешното завършване на проекта. Всеки риск се характеризира с:
Под риск в сферата на контрола и управлението на проекти се разбира потенциален проблем, който може да възникне и да застраши успешното завършване на проекта. Всеки риск се характеризира с:
- неопределеност
- вредност,
За да се избегне вероятното проваляне на един проект, е нужно управление на риска.
2. Управление на риска.
Управлението на риска е поредица от стъпки, имащи за цел да открият възможни проблеми в проекта, преди те да се случат, и да се предвидят мерки за тяхното преодоляване.
2. Управление на риска.
Управлението на риска е поредица от стъпки, имащи за цел да открият възможни проблеми в проекта, преди те да се случат, и да се предвидят мерки за тяхното преодоляване.
Процеси на управление на риска се осъществява в следните стъпки:
а) идентификация на рисковете: идентифицират се рисковете за проекта, продукта и бизнеса.
б) анализ на риска: оценяват се вероятността и последствията от тези рискове.
в) планиране на рисковете: правят се планове да се минимизират последствията.
г) наблюдение на риска: по време на проекта всички идентифицирани рискове трябва да се наблюдават.
а) идентификация на рисковете: идентифицират се рисковете за проекта, продукта и бизнеса.
б) анализ на риска: оценяват се вероятността и последствията от тези рискове.
в) планиране на рисковете: правят се планове да се минимизират последствията.
г) наблюдение на риска: по време на проекта всички идентифицирани рискове трябва да се наблюдават.
3. Идентифициране на рисковете
Това е процес, в който се откриват потенциалните заплахи, застрашаващи проекта. Участват ръководителят на проекта, екипът по разработка, външни експерти, възложителят. Те обмислят възможностите за възникване на различни проблеми, свързани с проекта. Прилагат се различни методи:
Това е процес, в който се откриват потенциалните заплахи, застрашаващи проекта. Участват ръководителят на проекта, екипът по разработка, външни експерти, възложителят. Те обмислят възможностите за възникване на различни проблеми, свързани с проекта. Прилагат се различни методи:
- въпросници (анкетни карти),
- интервюта,
- brainstorming (мозъчна атака),
- анализ на документи,
- списък с очаквани и предвидими рискове (checklist analysis), създаден на база на предишен опит.
Примерна таблица с рискове
4. Анализ на риска
След като възможните рискове бъдат описани, е необходимо да се извърши анализ на всеки от тях, като се даде оценка на двата параметъра - вероятност и последствия.
Могат да се използват скали или числа, например:
След като възможните рискове бъдат описани, е необходимо да се извърши анализ на всеки от тях, като се даде оценка на двата параметъра - вероятност и последствия.
Могат да се използват скали или числа, например:
- Вероятност: много малка, малка, средна, голяма или много голяма;
- Въздействие: незначително, допустимо, критично, катастрофално.
Примери за видове рискове
Крайната стъпка е да се състави таблица с план за действие за всеки риск.
Таблица за рисковете по изработването на софтуерен продукт.
Таблица за рисковете по изработването на софтуерен продукт.
Статия от Тодор Христов • Обновена на 04.12.2021! - SWOT анализ >>
SWOT анализ е класически метод за стратегическо планиране и в същото време и абревиатура, зад която стоят следните думи:
SWOT анализ е класически метод за стратегическо планиране и в същото време и абревиатура, зад която стоят следните думи:
- Силни страни (Strengths);
- Слаби страни (Weaknesses);
- Възможности (Opportunities);
- Заплахи (Threats).
Примери на SWOT анализ от McDonald's
Пример на SWOT анализ на личността на художника
Задача 2. Във файла risks_game.docx са описани примерни рискове на проект за изработване на компютърна игра. Оценете ги подходящо и дайте план за тяхното преодоляване.
Тема 6. Екипна и групова работа
Да разгледаме понятията:
- Група - можем да наречем множество хора, обединени от общи цели (или интереси), които взаимодействат помежду си.
- Екип - е малка група хора, които работят по изпълнение на обща цел, заради която е сформирана.
Група е всяко събиране на хора, които се намират в пряка комуникация помежду си. Работата в екип представлява нещо повече - сътрудничество, сработване, изпълнение на екипни дейности. Приемането, споделянето на една и съща цел превръщат група хора в екип.
Модели за изграждане на екип
-
Модел на Брус Тъкман
-
Метода на Мередит Белбин
<
>
Автор на концепцията за етапите в груповото развитие е Брус Тъкман – организационен психолог от САЩ.
На основа на емпирични изследвания, през 1965 г. той публикува статия, в която откроява четири различни етапа в развитието на групата, а именно:
На основа на емпирични изследвания, през 1965 г. той публикува статия, в която откроява четири различни етапа в развитието на групата, а именно:
- Формиране;
- Наместване (Борба);
- Нормиране;
- Функциониране (Изпълнение).
Успешното развитие на един екип изисква:
- постоянна и обвързваща принадлежност;
- ясни и еднозначни цели;
- съвместно преживяване на постиженията и успеха;
- ясно разграничаване на ролите и задачите;
- ясни общи правила;
- подкрепа в предприятието;
- насочване и ръководство.
Според метода на Мередит Белбин (Team Roles at Work) за оценяване ролята на екипа важни са не използваните за прогнозиране методи (въпросници, комплект от тестове, психометрични тестове), а начинът, по който профилите на ролите в екипа се използват, след като информацията е вече събрана.
Деветте профила на ролите в екипа са, както следва:
Деветте профила на ролите в екипа са, както следва:
Този тест има за цел да определи способностите ви за работа в екип.Създаден е от английския професор Мередит Белбин. Според него могат да се дефинират няколко основни типа (роли) за работа в екип:
Инструкции за правилно попълване на теста:
- Изпънител, Координатор, Формировател, Мислител, Изследовател, Оценител, Колективист и Довършител.
Инструкции за правилно попълване на теста:
- Във всеки от седемте раздела разпределете 10 точки между възможните отговори в зависимост от това доколко, по ваша преценка, те най-добре отразяват вашето собствено поведение. Тези десет точки могат да бъдат разпределени поравно, но е възможно всички да се отнасят до един-единствен отговор.
Тема 7. Решаване на проблеми
Решаването на проблеми е неделима част от работата по проекти, както и от ежедневието.
Въпреки че към решаването на всеки проблем може да се подхожда различно, ще обобщим няколко стъпки, които в повечето случаи вършат работа:
Стъпка 2: Анализ на проблема. Тази стъпка включва изследване на проблема. Трябва да се определят неговият характер и сложност. Нужно е да се видят и да се опишат причините за неговото възникване.
Стъпка 3: Генериране на идеи за решения. Това е най-важната част от решаването на проблема. Има различни методи за генериране на творчески идеи, но първо е най-добре да потърсим готови вече решения на същия или подобен проблем.
След като ги разгледаме или ако няма такива, можем да използваме някои от следните методи:
Въпреки че към решаването на всеки проблем може да се подхожда различно, ще обобщим няколко стъпки, които в повечето случаи вършат работа:
- Дефиниране на проблема
- Анализ на проблема
- Генериране на възможни решения
- Анализиране на решенията
- Избор на най-доброто решение/я
- Планиране на действията
Стъпка 2: Анализ на проблема. Тази стъпка включва изследване на проблема. Трябва да се определят неговият характер и сложност. Нужно е да се видят и да се опишат причините за неговото възникване.
Стъпка 3: Генериране на идеи за решения. Това е най-важната част от решаването на проблема. Има различни методи за генериране на творчески идеи, но първо е най-добре да потърсим готови вече решения на същия или подобен проблем.
След като ги разгледаме или ако няма такива, можем да използваме някои от следните методи:
- Мозъчна атака (Brainstorming). Мозъчната атака е метод за откриване на идеи, който се прилага не само при стартирането на бизнеса, но и при разработването на конкретни планове и програми за постигането на определена цел. Осъществява се в групи (между 4 и 8 души). От особена важност е всички идеи, възникнали по време на обсъжданията (наречени сесии), да се записват. Целта на мозъчната атака е да се натрупват идеи, които да се преразглеждат на всеки следващ етап, като обикновено след третия етап остават най-ценните.
- критиката е забранена;
- коментари не се разрешават;
- времето за действие е определено.
- Метод на асоциативното мислене. Този метод обикновено води до високи резултати при решаването на креативни проблеми със средна сложност, когато липсват противоречия. Той е надежден, лесен за използване, универсален и продуктивен. Това обаче не е подходящо за решаване на сложни проблеми.
1. Избира се конкретен обект и се изготвя таблица с празни графи за попълване на асоциации.
2. Сравнява се целта с асоциациите.
3. Ако се комбинират две асоциации, тогава се ражда идеята, която търсим.
Стъпка 4: Вземане на решения. При тази стъпка трябва да се избере вариант на решение на проблема (ако има няколко). За целта е нужно да преценим два параметъра - ефикасност и ефективност. Какво представляват те:
- Ефикасност (effectiveness) е степен, до която планираните дейности са изпълнени и планираните резултати са постигнати.
- Ефективност (efficiency) е взаимовръзка между постигнатия резултат и използваните ресурси.
Тема 8. Софтуерни средства, подпомагащи управлението на проекти
(Упражнение)
Планирането и ръководенето на проект са трудоемки и продължителни дейности. Когато те не се извършват автоматизирано, се губи много и се увеличава вероятността за пропуски и закъснения. Практическият опит на много компании показва, че автоматизирането на процеса чрез внедряване на програмни продукти за управление на проекти (PMS- Project Management software) и проследяване на задачите (Task Tracker) значително повишава ефективността на управлението на проектите.
1. По-важните изисквания към софтуера за управлението на проекти
1. По-важните изисквания към софтуера за управлението на проекти
- Да притежава възможност за създаване на списък със задачи и възможност за неговото организиране.
- Да показва визуално времето за изпълнение на всяка задача, например чрез диаграма на Гант. Задачите в тази диаграма се изобразяват хоризонтално, като дължината им е пропорционална на времетраенето под формата на правоъгълник
- Да притежава възможност за показване мероприятия, срокове и задачи във времето, т.е. функция "Календар". Това е най-разпространеният метод за управление на задачите.
- Проследяване на времето - за да можете да видите времето, изтекло за изпълнение на задачите.
- Осигуряване на сътрудничество, съвместна работа и контрол. Революция в тази област предизвикват уеб технологиите, които позволяват подобрен достъп до данни и сътрудничеството между потребителите. Това е важно, особено за големи проекти или за такива, които включват хора на различни работни места.
- Бележки и коментари за прикачване на информация за дадена задача.
- Доклади и отчети с възможност за архивиране и съхраняване на информация за приключилите задачи.
Задача 1. Инсталирайте приложението ProjectLibre от папка "software" от приложените материали (или свалете актуална версия от www.projectlibre.com) и го стартирайте.
Отваря се прозорец, от който можем да създадем нов или да отворим съществуващ вече проект.
|
2. Основни режими на работа на програмата ProjectLibre
-
меню File
-
меню Task
-
меню Resource
-
меню View
<
>
По подразбиране работният плот е в режим за изготвяне на диаграма на Гант.
Лявата част е предвидена за таблично въвеждане на задачи.
От менюто изберете "Task", за да имате пълен достъп до инструментите за въвеждане на задачи.
ProjectLibre поддържа 3 вида задачи:
Лявата част е предвидена за таблично въвеждане на задачи.
От менюто изберете "Task", за да имате пълен достъп до инструментите за въвеждане на задачи.
ProjectLibre поддържа 3 вида задачи:
- Съставна. Тя се състои от детайлни задачи или други съставни.
- Детайлна (крайна). Това е крайната задача, която се възлага на член на екипа.
- Ключово събитие (Milestone). Това е задача, която има нулева продължителност, т.е. това е събитие или дата, които се използват за фокусиране на вниманието върху състоянието на завършеност на определени работи. Използва се за отбелязване на важни резултати от проекта, които трябва да бъдат постигнати.
Задача 2.
Като използвате програмата ProjectLibre, въведете последователно списъка с задачите и подзадачите за изработването на уеб сайт. Можете да използвате примерният списък в страницата>>
Като използвате програмата ProjectLibre, въведете последователно списъка с задачите и подзадачите за изработването на уеб сайт. Можете да използвате примерният списък в страницата>>
3. Въвеждане на задачи и подзадачи.
Първо въведете последователно всички задачи в полето Name. След това оформете кои задачи са главни и кои са подзадачи. Това става с бутоните "Indent" и "Outdent". След като сте приключили с въвеждането и оформянето на подзадачите, проверете как изглежда направената структура, като изберете опцията WBS от панела "Views".
Важно! Първоначално между задачите връзките липсват, т.е. трябва да се създадат!
Първо въведете последователно всички задачи в полето Name. След това оформете кои задачи са главни и кои са подзадачи. Това става с бутоните "Indent" и "Outdent". След като сте приключили с въвеждането и оформянето на подзадачите, проверете как изглежда направената структура, като изберете опцията WBS от панела "Views".
Важно! Първоначално между задачите връзките липсват, т.е. трябва да се създадат!
4. Линеен график. Диаграма на Гант.
Диаграмата на Гант в раздела за работен график (дясната част на работния плот) показва продължителността на всяка задача като цветни ленти с различна дължина, изобразени върху времева линия.
5. Зависимости (връзки).
Тези зависимости могат да се зададат посредством изграждане на връзки (свързване на двете задачи).
След създаването на връзка зависещите задачи се отместват автоматично.
Тези зависимости могат да се зададат посредством изграждане на връзки (свързване на двете задачи).
- Визуално това може да стане от диаграмата на Гант вдясно - като селектираме някоя задача и влачим с мишката към зависимата задача.
- Друг начин е чрез опцията "Network" от панела "Views".
След създаването на връзка зависещите задачи се отместват автоматично.
Връзките (зависимостите) могат да са 4 типа:
|
Всяка от тях има различен смисъл и приложение. Типът на връзката може да се зададе, като се кликне върху нея.
6. Ресурси
Всяка от задачите в проекта е свързана с използването на някакъв ресурс.
Ресурсите са два вида:
Всяка от задачите в проекта е свързана с използването на някакъв ресурс.
Ресурсите са два вида:
- Работни (work) - това са хора или оборудване, назначени да извършат работа по проекта.
- Материални (material) - това са например консумативи или компоненти, необходими за извършване на работа по проекта.
Панелът "Resource" предоставя достъп до следните опции:
В крайните колони на таблицата за работните ресурси може да се въведе заплащане на час работа и фиксирана сума (например начална такса), както и разписание (календар) за наличност.
- Управление на списъка с ресурси, включително човешки ресурси и материали.
- Управление на ресурсната група.
- Управление на разходите за ресурси.
В крайните колони на таблицата за работните ресурси може да се въведе заплащане на час работа и фиксирана сума (например начална такса), както и разписание (календар) за наличност.
Задача 4. Задайте ресурсите на задачите според таблицата:
|
7. Проследяване на работата
След като приключи е планирането и съставянето на работния график, мениджърът трябва да контролира и изпълнението на задачите от екипа.
а) приключилата работа по всяка задача може да се задава в проценти.
Това става с двоен клик върху съответната задача.
Отваря се диалогов прозорец, в който може да се отбележи този процент. Приключилата работа се визуализира върху диаграмата на Гант като черта в блокчето на съответната задача. Когато задачата е приключила изцяло, пред името й в списъка се появява зелено тикче.
След като приключи е планирането и съставянето на работния график, мениджърът трябва да контролира и изпълнението на задачите от екипа.
а) приключилата работа по всяка задача може да се задава в проценти.
Това става с двоен клик върху съответната задача.
Отваря се диалогов прозорец, в който може да се отбележи този процент. Приключилата работа се визуализира върху диаграмата на Гант като черта в блокчето на съответната задача. Когато задачата е приключила изцяло, пред името й в списъка се появява зелено тикче.
б) добавяне на колона за процентно изпълнение
За задаване на приключилата работа може да се използва и предвидената за това колона. По подразбиране тя не е видима.
За задаване на приключилата работа може да се използва и предвидената за това колона. По подразбиране тя не е видима.
- За да я покажем, трябва да използваме десен бутон на мишката върху заглавието на някоя колона.
- От появилото се меню избираме "Insert Column" и след това от списъка - нужната колона: "Percent Work Complete". Колоната се появява в таблицата в лявата част на работното поле.
8. Инструменти за справки и задачи.
По всяко време на изпълнение на проекта може да се проверява неговият статус - каква работа е свършена, колко средства са изразходвани и др. За целта в ProjectLibre са предвидени инструменти, които се извикват с иконките в горния десен ъгъл. С тяхна помощ могат да се правят различни справки и диаграми.
По всяко време на изпълнение на проекта може да се проверява неговият статус - каква работа е свършена, колко средства са изразходвани и др. За целта в ProjectLibre са предвидени инструменти, които се извикват с иконките в горния десен ъгъл. С тяхна помощ могат да се правят различни справки и диаграми.
9. Генериране на отчет за проекта.
Това става от менюто "View", опция "Report"
Това става от менюто "View", опция "Report"
10. Приключване на проекта.
Тема 9. Приключване на проекта
1. Документи, свързани с процеса на създаване на софтуер (документи за проекта).
Тази документация зависи от стила на управление на проектите и се регламентира от действащи в конкретната софтуерна организация вътрешни правила и стандарти, които определят каква е структурата на всеки документ, кой и кога го създава, какви са процедурите за утвърждаване, използване и променяне, къде и колко дълго се съхранява.
Тази документация зависи от стила на управление на проектите и се регламентира от действащи в конкретната софтуерна организация вътрешни правила и стандарти, които определят каква е структурата на всеки документ, кой и кога го създава, какви са процедурите за утвърждаване, използване и променяне, къде и колко дълго се съхранява.
2. Документи, описващи създавания програмен продукт (документи за продукта).
В зависимост от предназначението си документацията е:
Тя може да включва:
- описание на функционалните и нефункционалните изисквания към ПП,
- описание на архитектурата на софтуерната система (от какви основни компоненти се състои и какви са връзките между тях),
- описание на спецификациите и на детайлния проект,
- текст на програмата на изходен език,
- описание на програмата (което включва предназначение, описание на логиката, структура, компоненти, използвани методи и алгоритми, входна и изходна информация, процедури за извикване и зареждане и др.).
В зависимост от предназначението си документацията е:
- съпровождаща
Тя може да включва:
- описание на функционалните и нефункционалните изисквания към ПП,
- описание на архитектурата на софтуерната система (от какви основни компоненти се състои и какви са връзките между тях),
- описание на спецификациите и на детайлния проект,
- текст на програмата на изходен език,
- описание на програмата (което включва предназначение, описание на логиката, структура, компоненти, използвани методи и алгоритми, входна и изходна информация, процедури за извикване и зареждане и др.).
- експлоатационна
3. Видове експлоатационна документация.
- Документацията за администратора съдържа: указания как да се инсталира системата в конкретна потребителска среда и какви са техническите изисквания към хардуерната конфигурация; ръководство за администратора (описва връзките с други системи, обяснява извежданите съобщения и възможни действия при получаването им, определя същността и начина на извършване на някои сервизни функции като архивиране, възстановяване на системата след срив, преконфигуриране и др.).
- Потребителската документация може да се състои от две части - обучаваща и справочна. Обучаващата част е предназначена за начинаещи потребители, а справочната - за потребители с по-голям опит, които се нуждаят от информация за възможностите на системата. Справочната част обикновено представя списък с основните функции, подредени по определен начин за бързо търсене.
4. Изисквания към потребителската документация.
а) Правилност
Трябва да има пълно съответствие между функционирането на програмната система и описанието й в документацията. След всяка нова версия трябва да се обновява и документацията, като се проверяват и описаните примери, така че потребителят да не бъде насочван погрешно.
Трябва да има пълно съответствие между функционирането на програмната система и описанието й в документацията. След всяка нова версия трябва да се обновява и документацията, като се проверяват и описаните примери, така че потребителят да не бъде насочван погрешно.
б) Пълнота и структурираност
Трябва да има подробно съдържание и дори каква последователност на четене да се следва от потребителите с различна квалификация и опит. Стилът на изложение да е ясен, недвусмислен и съобразен с терминологията в съответната област на приложение, да се избягват тривиалните обяснения и примери. Ръководството за потребителя да бъде относително затворена система, съдържаща необходимата и достатъчна информация, да се избягват сложните препратки дори с цената на повтаряне на информация, да няма препратки към труднодостъпни източници.
Трябва да има подробно съдържание и дори каква последователност на четене да се следва от потребителите с различна квалификация и опит. Стилът на изложение да е ясен, недвусмислен и съобразен с терминологията в съответната област на приложение, да се избягват тривиалните обяснения и примери. Ръководството за потребителя да бъде относително затворена система, съдържаща необходимата и достатъчна информация, да се избягват сложните препратки дори с цената на повтаряне на информация, да няма препратки към труднодостъпни източници.